如何寫好一封正式信函 & 自傳的寫法

    寫一封正式的信函，可能是不少人覺得碰不上或是沒有必要的
情況，但是其實包含我們踏入社會時常常需要撰寫的（履歷自傳）
或者是一封消費申訴的信函都算是比較正式的信函（或是文章）。
因此學習如何寫好一篇正確的正式信函（Business Letter)
我想對於大家都會是一項蠻重要的事。
    首先，一切都得要有好的開始，對於收信人的抬頭，我們要注意
   的是盡量用對方的全名或是職稱，例如（某經理某某鈞鑒）如果不能
確定職稱，就使用較為普遍的先生女士來稱呼對方即可。。。
要避免使用一些親密的稱謂（例如阿貓阿狗啦！）這樣做的目的主要是
希望對方能夠以比較正式的態度來處理你的來信，而不會把你當成草率
隨便的人所寫的一封無關緊要的信。
    接著，你應該把你寫這封信的目的（或是你期望對方的要求）做一個
簡單的說明（大意即可），如此一來對方便能夠在最短的時間內了解
   你的目的，而不會在原地打轉甚至搞不清楚你到底要的是什麼？？
    其次在下一段之中，你不妨簡述一下整件事情發生的經過（我是指
假如這是封申訴類的信件），必要時最好能夠說清楚事情的人事時地物，
使收信人能夠了解你所遭遇的不合理待遇或是情況。這樣也才好做出
適當的處理。
    在第三段之中，我們不妨為收信人解釋一下你對他們（不管是公司
還是機關）的支持或是愛戴，並且說明你所遭遇到的事情可能對他們
   所造成的負面影響，當然最好是說得有一點點的嚴重會比較有效果，
但是也不是叫你去恐嚇他們要放炸彈。。。而是藉由這樣讓對方明白
事件的處理方式將會對他們所產生的影響，使他們覺得不僅僅是為了你
也是為了他們自己的利益而善意的回應與處理。
      【附註案例】
    過去曾經在成功嶺時有位家長因為孩子在嶺上認為受到不合理的對待，
便寫了一封相當情緒性的信件寄到筆者的連上，信件中除了不停抱怨
   該生受到的委屈以及身為家長的憤怒外不僅沒有提到自己期望部隊做
怎樣的處理，甚至在信末還附加了一句：如果不給我們一個滿意的交代，
將向各大報、民意代表陳情，屆時後果自行負責。。。
姑且不論這位加家長的動機與當時的心情，但是就以談判學的角度來看，
這封信算是相當失敗的一個案例，至少對於該生未來（還好只是幾個禮拜的
暑訓）的生活改善並沒有正面的助益，甚至可能使該生成為幹部的眾矢之的，
這樣看來豈不得不償失？？
   信件最後要注意的是，一個是別忘了順便向收信人表示對他花時間閱讀
的的來信感到感謝之意，（畢竟有禮走遍天下嘛。。。）再其次就是
問候語，別寫些自認為很俏皮的問候語吧。。。如果你希望對方以為
你是用輕浮的態度來寫這封信的話。。。寧可用些通用的問候語例如
身體健康、鴻圖大展也別用些太有文學氣質或是俏皮的問候語吧。。。
最後是簽名，有些人喜歡龍飛鳳舞的簽上自己的大名，認為是最能代表
自己風格的，但是你總不希望你的收信人看完了你的信卻搞不清楚你
   究竟是姓啥名誰或者還得到處去問其他人你的簽名究竟是寫些什麼吧？
因此建議你的簽名還是要以工整（至少是要辨讀無礙的情況）為原則，
如果說你仍然不能放棄狂草簽名的快感的話，那麼建議你在簽名處的旁邊
附上你的姓名的工整版，以方便收信人明白（西方的信件多用打字，
因此會在本名除了是打字的印刷體外下緣處再簽上自己的書寫體簽名）
    最後最後別忘了附上書寫的日期，以方便對方決定處理的先後順序以及
歸檔方便。。。
   簡單的講述了一下幾個在書寫正式信函時要注意的地方，順便也就再
補充幾個概括的要點吧。。。
1.稍微控制一下自己的情緒，有助於使對方接受自己的請求，或許
你是在購物時受盡了商家或店員的氣，也有可能你是非常迫切的希望
得到某一份工作，但是節制自己的情緒、控制書寫時的語氣對於收信人
在閱讀你的來信時會有很大的幫助，試想你今天收到一封暴跳如雷的
人寫來的信，信中盡是一堆抱怨、謾罵、指責，你很可能在冷靜的分析
   之前，就先被信中的語氣所感染而產生了排斥心，如此就更遑論要接受
信中的要求了，將心比心對方也有此可能，你說對嗎？
2.書信撰寫最好使用正式的信紙，畢竟對方不是你的知己好友，那些
香香的或是印有Kitty貓的信紙還是留給適合的對象吧。。。另外也
最好不要任意的使用一些非規格的信紙，例如筆記本、甚至有人隨手
拿起一張傳單在背面就寫了起來，這樣也是不甚理想的。。。信紙的
大小規格有一定的尺寸，最好不要為了求引起對方的注意而故意使用
   一些規格奇特的信紙，因為某些人（尤其以公司機關居多）會有將來信
做統一歸檔的習慣，而歸檔的方式通常信封是不用，而是以信紙為主，
因此統一的規格信紙會使對方比較容易歸檔處理你的陳情信件，別忘了
信紙右上角（橫式書寫）應該要附上你的姓名與通訊地址，原因一樣
方便對方歸檔管理。
3.在西方，正式的書信絕大多數是以打字的方式書寫，如此比較容易
收信人閱讀方便，在國內我想這個情況有些不同，國人比較習慣以手寫
   的方式來撰寫書信，可能認為如此比較具有誠意吧，但是誠意歸誠意，
奉勸字跡潦草的人在書寫時盡量還是要力求清晰工整，至少也要讓收信人
閱讀起來覺得很舒服，因為見字如見人，當你字跡潦草卻告訴對方你是
一個很整潔很拘謹的人，對方難免要先給你打上個問號吧。。。
其次就是避免錯別字（俗稱白字）的出現，白字的存在只會使對方認為
你的程度不夠或是你並不在乎這些錯誤，相信這不會是你所樂於見到的。
雖然說時下修正液、立可白非常方便，但是我並不鼓勵你因此而在書寫時
   就大量的使用修正液來更正錯字，有些朋友寫完一段才覺得不甚滿意便
用修正液塗得整張信紙。。。或是一張信紙裡立可白的痕跡有如繁星點點
這樣都“有礙觀瞻“嘛。。。畢竟你不是天天在寫正式的信函，而信函的
影響相信對你也是有其重要性，因此該麻煩的地方我們還是不要偷懶比較好，
寧可多寫一份，或事先擬個草稿些許的不便對你的幫助卻絕對是物超所值的。
4.寄信前別忘了給自己留一份備份存檔，誰都不知道未來是否還會不會
   派上用場，但是套句某國防部長的話：寧可百年無戰事，不可一日無戰備。
有備無患嘛。。。說不定哪天你就會慶幸當時有留下一份備份的信件。。。
    以上就是這次跟大家談的【正式信件書寫應注意的事項】，剛好也是
前些陣子曾經有上過類似的課程，如今憑著印象整理出來給大家參考參考。
希望對大家會有所幫助。。。
。。。
自傳的寫法
   1.當然開宗明義要先告訴閱讀者您的尊姓大名。
  附帶的您也可以提到你的大名所含有的意義或期許，
  可以藉此使閱讀者對於您的名字有加深一層的印象。
2.您的出身與家庭背景，當然不是要你寫一篇文辭並茂
  的『我的家庭』或是『我的爸爸（媽媽）』，而是
  要簡單扼要的使閱讀者能夠在短時間內了解你成長的
  重要階段（家庭教育）例如地點環境、家庭經濟狀況
  以及父母的職業或相關基本背景，藉此也可以對你有
   一個初步的了解。
3.接著可以就求學階段做一個簡單的描述，通常中學
  以下的就簡單帶過即可，中學以後不管是升學為主的
  高中，或是技職訓練為主的專科、高職都應該要讓
  閱讀者了解你的求學經歷以及當時選擇的因素（盡量
  別說是別人選擇所以自己也選擇）最好要能夠表現出
  不論是高中或是技職都是以自己的性向等考量後才做
  的決定。
  接著便是要對於自己所學專長的描述（也算是求學階
   段）要明白告知閱讀者自己所學專長為哪一方面，通
  常以求職自傳為例，最好是陳述與應徵職位有關的本職
  專長學歷，別牛頭不對馬嘴的要用甲組專長應徵乙祖
  職務，會是盡說些與應徵職務無關的專長或是學歷。
  4.求學或以前工作時有過的輝煌記錄，例如參加各種比賽
  得獎的記錄，或是曾經接過完成（或參與）的重要Case
  又或者是曾經擔任過校內（校外）等組織幹部的經歷，
  因為這是證明你能力的一個最好印證，要比起白紙黑字
   空口說白話的吹噓自己能力如何如何而要讓閱讀者信服
  容易多了。說明的時候最好要明白的告知時間、日期或是
  屆數等容易讓閱讀者明白的參考引證，否則一個得獎的
  記錄卻沒有附上得獎的時間或是編號、記錄是很難讓閱
  讀者輕易就相信你所列出的光榮記錄或經驗的。
  另外如果你有許多的工作經歷，或許洋洋灑灑的全列出來
  會以為可以讓人認為你是經驗豐富的老手，但是別忘了
  這樣也容易會使人感覺上誤認為你是見異思遷而沒有定性
   或是忠誠度不夠的人。因此建議這種強況下，適度的篩選
  出最具重要性的幾項來細部說明會比長串的工作經歷與頭銜
  要容易讓人接受。。。
5.自己對應徵工作（或是撰寫自傳的目的）所抱持的熱切
  期望，當然不是要你聲淚俱下的哭求閱讀者錄取你，
  而是要讓閱讀者感受到你對這份工作（或是機會等）抱持
  著比別人更認真更務實的態度，以及對這份工作（或機會）
  所寄與的期望與計畫等。使閱讀者能夠感受到你誠懇且熱切
   的態度，相信你已經成功了一半了。
6.不妨簡單的描述你的個性、嗜好等內在的描述，此項的目的
  在於使閱讀者除了從有形（有記錄）的描述外，能夠同時
  也從比較內在的方面了解你的個性，當然同樣的描述最好
  也能適切的與你撰寫自傳的目的相契合，例如個性外向爽朗
  的人自然比較容易讓人覺得適合從事外務方面的工作，而
  內向、細心的人自然也就會使人覺得似乎比較適合從事內務、
  或文書、總務等類似的工作。當然可別又牛頭對馬嘴的講述
   些無關緊要的話，這是很容易讓人產生反效果的。
  同時也避免自吹自擂一味的猛說自己如何的優秀、個性如何的
  好。重點是要讓閱讀者明白你的個性特徵以作為決定時參考的
  依據罷了。
7.最後不妨對於閱讀者花時間閱讀你的自傳報以誠懇的感謝
  之意，並且順便很簡要的對於自己未來的計畫（當然可以
  用取得了這個工作機會或其他閱讀者提供給你的機會後的
  計畫），當然除了狗腿的說些『我會好好的珍惜。。。』
   的話以外，應該更具體的說出你能為它做到的有哪些？而
  它（機會）對於你未來計畫又有怎樣的關連等。再就做最後
  的潤飾結語就可以了。

以上是版工簡單的針對（有目的性）自傳的撰寫所要注意
的七點事項所作的解釋，希望對您會有些許的幫助
淺談另類贅字
朱春林

　　由於種族的融合，世代之交替，國界之泯滅，互動之頻
繁……，在在使我們的語言產生改變。雖說語言原就具有時代背
景，但有些事不即時澄清，最後就以訛傳訛，積非成是了﹔再說，
不正確的文法或造句會減損原本話語的簡潔或美麗，如梗在喉，不
吐不快。就簡單地將俯拾可得的一些毛病以條例式提出來就教各
位，大家一起討論。

i 他在做這個練習或這個世界在教導我們?這通常是受了英文現在進
行式及台語的影響，中文的動詞並無時態，若要強調時態時通常藉
助副詞來表示。要表達現在進行式時，應使用“正在”或“……
中”，所以應改成他正在做這個練習以及這個世界正教導我們。

i 他們仍不斷地在探索著這個重要的課題?這句話中除了用了兩個可
以省略的字來表示進行式外，“地”也可以省略，一點都無損原
意，所以應改成他們仍不斷探索這個重要的課題。

i 他的熱忱已經一點一點地在消失?這主要受台語的影響，“在”可
以省略，應改成他的熱忱已經一點一點地消失，或他的熱忱一點一
點地消失中。

i 我在想要不要答應他?和上面一樣，“在”是台語，中文應該用
“正”字，可改成我正想要不要答應他。

i 那些是我的朋友們?這通常是受了英文的影響，前面已經有了“那
些”，訊息接收者已經知道是複數，因此“們”可以省略，改成那
些是我的朋友。

i 怎麼去使用或當我們全心全意去玩耍?這通常是受了台語的影響，
台語會在動詞前加上“去”、“來”的虛詞，使用中文時應將之省
略，改成怎麼使用或當我們全心全意玩耍。

i 摘水果來吃?與上相同，要改成摘水果吃。

i 你有去過美國嗎?這是受了台語的影響，台語用“有”表示完成
式，使用中文時可以將之省略或以“曾”代替“有”，因此可以改
成你去過美國嗎或你曾去過美國嗎。

i 你有沒有擔心過我可能不會復原?此處的“有沒有”是台語語法，
相當於中文的“是否” ；“ ……過”和“曾經”或“曾”都是表示
完成式，在一句話中要擇一使用，因此正確說法是你是否曾擔心我
可能不會復原或你擔心過我可能不會復原嗎。

i 學者們曾試圖探討過父母行為模式與子女人格發展之間的關係?在
中文的完成式中“過”這個字有時可以略去而無傷，“曾經”與
“過”都是表達完成式，在一個句子中兩個詞都用的話，反而像脫
褲子放屁?多此一舉了；至於表示複數的“們”，常常也可省去，因
此可以改成學者曾試圖探討父母行為模式與子女人格發展之間的關
係。

i 害怕去處罰孩子的不當行為?這通常是受了英文中“to”的影響，
中文不需譯出，否則反變成贅字，因此可改成害怕處罰孩子的不當
行為。

i 採用有系統的步驟去收集資料?與上相同，可改成採用有系統的步
驟收集資料。

i 自信地在商業界作自我推銷?“作”是贅字，可能將英文中“do”
或“to”給帶出來，可以不要，改成自信地在商業界自我推銷。

i 他們瞭解到時間的短促?“到”是源自台語，表達完成式，中文應
以“了”來表示，所以正確的說法是他們瞭解了時間的短促。

i 挫折有時會引發人們對那些使我們感到挫折的對象產生攻擊行為?
“那些”是源自英文中的“those which or those who”，在中文中毋
需如此畫蛇添足，就說挫折有時會引發人們對使我們感到挫折的對
象產生攻擊行為不就好了！？

i 喜歡那些對結果負有個人責任的工作?與上相同，所以應該是喜歡
對結果負有個人責任的工作。

i 特質是對行為規律性的一種描述抑或解釋?“一種”是源自英文中
的“a or an”，在中文中常常可以不用指明，說特質是對行為規律
性的描述抑或解釋就十分明白了。

這些毛病在口語表達時較隱而不現，因為太快就過去了，可是在
文字表現時，就會使得一篇文章看來疙疙瘩瘩，非常扎眼，文字若
能洗練簡潔不是挺好的嗎？

　
以上文章轉載於【中文教室】語言與溝通的藝術喜洋洋國際中文演講會網站

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