2010年9月1日 星期三

省時工作有妙招 (尋引擎行銷公司Wpromote的創辦人 麥克•馬諾 分享)

麥克•馬諾(Mike Mothner)是美國一家搜尋引擎行銷公司Wpromote的創辦人,擁有50名員工。和多數主管一樣,馬諾的工作也經常被瑣事打斷。每早馬諾一坐進辦 公室,電話就開始接二連三響起,他的工作不斷被迫暫停。此外,他還有個習慣,就是讓電子郵件及MSN隨時處於登入狀態,一有信件馬上打開來看,一有人呼 叫,馬上回覆。

可想而知,光是應付這些事就耗掉馬諾大量時間,於是馬諾開始重新組織他的工作方式。


妙招1 15秒解決一封電子郵件

首先,馬諾改掉隨時收信的習慣,而是固定在早上開始工作前、中午用完餐以及下班前3個時段收信,並且不再隨時掛在MSN上。

此外,馬諾也不再接聽電話,而是把這項工作交給語音信箱,然後利用一套名為PhoneTag的軟體,將語音郵件全數轉換成電子郵件,自動寄送到他的一個特定信箱。如此一來,馬諾既不用中斷工作去接聽電話,語音郵件也能全數轉成文字,成為他的「待辦事項清單」。

現在,馬諾平均每天收到300封郵件,寄出75封,處理時間則大幅縮短,「用電子郵件來處理事情,效率高太多了,」馬諾在接受美國《商業週刊》(Bloomberg BusinessWeek)採訪時,高興地說:「我甚至15秒就可以解決掉一封郵件。」


不過,馬諾並不是看到信就回,而是依據事情的嚴重性以及處理的時間長短,為這些信件排列5個等級,1代表最重要且最緊急,5則是最不重要。他會在看完信後立即做判斷,然後依序處理。


妙招2 利用手機、電腦軟體安排工作

和馬諾一樣善用現代科技來管理時間的還有保羅•霍斯坦(Paul Holstein)。

霍斯坦是美國CableOrganizer.com公司的創辦人,專門銷售理線器給一般家庭及公司行號,旗下擁有45名員工。另外,霍斯坦還創辦了一家名為LifeOrganizers.com的資訊網站,專門提供規畫日常生活瑣事的小技巧。

霍 斯坦經常出差,但他沒有單獨的行程表,而是用他的iPhone手機來編排行程及工作。他用Evernote軟體儲存重要資料,像是信用卡號碼、習慣搭乘的 航空公司號碼等。另一個常用的軟體則是Toodledo。這套軟體可以讓霍斯坦鍵入待辦事項清單,並且在適當的日期及時間發出提醒,他完全不用費心記住這 些資訊。

此外,霍斯坦的辦公室異常乾淨,無論何時,他的桌上永遠只有兩種東西:手頭正在做的工作,以及他的手機(裡頭列了他的工作清單)。他的東西都到哪去了?霍斯坦遵照專家的4步驟建議:立即處理、歸檔、分派出去,或是直接扔了。


霍斯坦表示,他的工作經常處於「資訊滿載」的狀態,利用4步驟法則,才能讓他一次專心做一件事,並確保在下班前把該做的事都做完。「這是讓我可以有一夜好眠的唯一辦法,」霍斯坦說。

另外,美國《商業週刊》曾在網站上票選出讀者提供的時間管理小技巧,相當值得參考,以下列出幾個可行方案。


妙招3 只用一本筆記本

「我只用一本筆記本,從兩個方向開始寫起,封面那一頭寫的是跟工作有關的事,封底那一頭寫的是跟生活有關的事。這麼做既省時又省事,還能讓我知道工作生活是否有失衡現象。」─蕭恩•帕弗茲(Shaun Parvez),Cowen&Co.公司副總裁。


妙招4 選擇性回覆email

「有時候最好不要馬上回email,如果信件裡提到的問題是寄件者應該自己去解決的,就要讓他們知道。」─派屈克•高克朗(Patrick Corcoran),Pfizer公司處長。


妙招5 早到或晚走半小時

「我每天會比其他人提早進辦公室或是晚點離開,不見得要提早很久,有時早到或晚走半小時,就可以把所有需要心無旁騖才能處理的事情給做完了。」─羅利•許瑞茲(Laurie Sherazee),Yulee公司程式設計師。


妙招6 設定自動回信系統

「你要讓大家知道如何跟你共事。我會在Outlook上設定自動回覆系統,讓寄信給我的人知道我何時會回信:好比說9點、2點或是4點,真有等不及的事再打電話。」─蕾吉娜•海德洛克(Regina Hadlock),人力訓練主管。

Posted via email from George 資訊

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