筆記，工作者最好的思考鍛鍊
「做筆記有什麼可教、可學的？」畢竟，筆記誰不會做？一張紙、一枝筆，或許再配上幾個圖表，對許多人來說，筆記的好與壞，可能只是字跡潦草與工整的差別而已。
但仔細回想，你有沒有這樣的經驗：
開會時隨手翻開筆記本，看到有空白頁就開始記，幾天後卻翻遍整本都找不到記到哪去了；
只顧著埋首記下所聽、所聞的事，日後整理時，根本分不清哪些句子是講者所述、哪些又是自己的意見；
會議中拿到的講義、資料，隨手對折就插在筆記本裡，某次從包包抽出筆記本時，不慎散落一地，哪份資料屬於哪次會議，完全分不清了；
會議紀錄做得零零落落，事後只靠記憶做事，等到下周例會上，才發現自己遺漏了主管交辦的工作；
臨時接到客戶來電，隨手抓一張紙記下對方說的話，結果中午吃個飯回來，卻怎麼也找不到那張紙了；
這些或許都只是「小問題」，卻也是有些人給人丟三落四的印象、有些人做事快又精準的差異所在。
舉凡會議紀錄、腦力激盪、資料整理、代辦事項安排……等等，根據日經《Associé》雜誌的調查，上班族的日常工作中，半數以上都與資訊的處理與傳遞有關，而「做筆記」，正是所有資訊處理工作的基礎。
光是把「筆記」做到確實，就能協助工作者釐清各項資訊與工作進度，減少錯誤與不確定性，避免浪費時間在反覆確認與修改上，大幅提升工作效率，避免陷入「終日忙亂、成果品質卻不佳」的瞎忙窘境。
書寫，有助於延伸思考
或許有人會說，現在電腦如此普遍，何必強調紙筆記錄？《筆記成功術》作者米山公啟表示，電腦再輕薄，也不如筆記本方便攜帶；而且比起電腦打字，紙筆書寫無論是在抄寫、圖解或塗改上，揮灑空間也更大。
更重要的是，筆記的書寫是一套資訊分析與判斷的流程。一個人唯有在完整理解所接收的資訊後，才能去蕪存菁、抓出重點，明白自己「要記下些什麼」。可以說，筆記不只是記錄，更是一種價值判斷。
此外，做筆記還有助於「喚醒記憶」。米山表示，「想不起來」不等於遺忘，只是被收藏在腦海底層某個角落，而「書寫就像鉤子一般，可以幫你把記憶拉扯出來」。試想，你是否曾在寫筆記的過程中，突然回想起自己曾經看過某篇相關報導、或某本相關書籍。
某種程度上可說，資訊記錄只是筆記的「結果」，過程中所涉及的思考與聯想，對於工作者的幫助更大。
養成動手做筆記的習慣，不只強化記憶，還能增進對資訊的敏感度，讓自己的構思與創造能力，更上一層樓。
書寫，就是在鍛鍊腦力
「書寫」並不只是手指的活動，而是運用全腦才能達成的一連串行動集合。換言之，筆記的書寫過程，其實是生活中最方便的腦力鍛鍊。
具醫學博士學位、專攻神經內科的米山公啟解釋，人們在寫字時，要先從大腦內負責記憶的「邊緣系統」中將文字取出，交給負責語言理解的「顳葉」做分析，接著再回到主司思維、決策與學習的「前額葉」，進行資訊判斷與暫存。
儲存在「前額葉」中的文字資訊，會再經由「大腦頂葉的運動中樞」接收，並隨著運動神經下達的「書寫」指令，一同傳給手指。而手指的動作，則由「小腦」負責控制。
最後，寫下的文字將會以圖像方式，透過眼睛傳回大腦中負責視覺處理的「枕葉」，並由「前額葉」在腦中與記憶交叉比對，確認所寫的文字是否正確，再由手指進行修正。因此，善用紙筆書寫，可以有效刺激腦部的活化。
不過米山也提醒，人只有在思考時，才會引起頭腦中的變化，所以單純的抄寫經書或聽音打字這類行為，由於缺少自身有意識地思考，對腦部活化的功效，遠不如必須先理解他人言語，然後進行訊息分析、並依照本身需求進行摘要的筆記過程。
「唯有一面思考一面書寫的筆記術，才能真正鍛鍊腦力」，米山強調。
筆記八法：讓紀錄內容井然有序
一、採用活頁式筆記本：方便調換內頁順序
匆忙趕進會場，隨手翻開筆記本，找到空白頁就開始寫......日積月累之後，筆記內容的順序大亂，整理和翻閱都很麻煩。《筆記女王的手帳活用術》作者林珮玲建議，選用活頁式筆記本，就可避免這個問題。
活頁式筆記本不僅可以任意移動寫過的筆記頁，方便筆記本內頁的整理與分類，讓人不必每次做筆記，都得翻找上回記錄處，還可以任意抽換不同格式的活頁紙，讓筆記本運用更靈活。即使是講義或會議資料，林珮玲也建議以打孔機打孔後，與相關筆記頁面夾在一起，讓資料收納更有條理。
二、使用最普遍的活頁筆記本規格：26孔
在選購活頁式筆記本時，誠品文具管區副理湯如瑩建議，26孔版本是最佳選項，因為這是市面上最常見的規格，日後要換購不同的筆記紙內頁或活頁夾，不僅容易買到，選擇也多，使用上遠比6孔或32孔等版本更便利。
三、明確的表頭標記：X mark標記法
明確的表頭標記，是筆記不可或缺的基本功，市售筆記本多半已於頁面印妥供表頭標記的欄位，目的在於方便事後進行筆記內容的追蹤與管裡。
若手邊筆記本並無此欄位，可參考日本筆記術達人和田茂夫所建議的「X mark」標記法：在筆記頁上方畫一個X記號，順時針依序填上「主題」「相關資訊」（如與會人、資料來源、關鍵字等等）「日」「月」，方便日後翻閱時，能快速進行索引。
四、有效的版面配置：康乃爾筆記法
康乃爾筆記法（Cornell Method）是由美國康乃爾大學發展出來的筆記技巧，最大特色就是：把兩條線，以「歪基心的倒T字」組合，將版面切割為「一大兩小」3部分：左方小區塊 用以記錄日期、主題、與會者等基本資料，右方大區塊用做記錄內容的主要範圍，下方區塊則做為補充資訊或個人想法的記錄區。
透過將版面切割為3個區塊，明確區分「基本資料」「筆記內容」「相關補充或個人意見」這3種資訊，可便於事後閱讀時一目了然。
五、預留空白位置：便於補充註記
林珮玲強調，一般人記筆記時最常犯的錯，就是把整張紙填滿，忘了留白。
預留空白主要有兩個好處：（1）方便補上臨時想到的相關資訊或心得，不但可以避免頁面上到處是拉線，顯得凌亂不堪，還可以避免隨手、隨處記下靈感，事後根本忘了記在哪裡；（2）方便日後整理筆記時，可以寫下心得或相關延伸思考，讓筆記更完整。
六、抓出關鍵字：串字作文
在邊聽邊寫筆記時，無可避免地必須簡化內容，但如何做到「簡而不陋」，林珮玲建議採用「串字作文」的方式，先抓出關鍵字（例如重要人名、專有名詞、相關行 動等等），並以「主詞＋述語」的方式簡述彼此關係，待事後整理筆記時，再將所有關鍵字串在一起，透過「串字→詞→句→段→文」的延伸法，還原完整的敘述內 容。
七、活用線條和圖解：呈現事物順序與關係
線條與圖解是簡化筆記內容非常好用的方法。和田茂夫表示，最常用的線條為「→」和「—」，可明確標示出事情的順序或物件彼此間的關係；最常用的圖解則是 「○」和「□」兩種圖形，主要用以標示「物件」與「行動」。其他諸如長條圖、折線圖、圓餅圖等等，也是筆記時的好幫手，透過簡單的幾何圖形，就能闡釋原本 需要大量文字敘述的資訊。
不過和田也強調，不管是線條或是圖解，描繪時只要能明確示意即可，沒必要過度講求精確和美觀，免得浪費太多時間在繪圖上，本末倒置。
八、依序記錄，寧可留空也別怕浪費紙
和田茂夫認為，筆記應從上至下按照主題依序記錄，並配合句子間的敘述邏輯適時換行，確保每句話的「記錄順序」都能被辨識，以便日後做整理時，能夠釐清哪些事情敘述在前，哪些發生在後。
千萬不要為了省紙，把整張紙抄成一片字海，事後還得逐句閱讀，才能找出資訊的順序性關連，徒然浪費時間與精力。
後續整理比當下記錄更重要，發揮筆記的真正價值
很多人在上課、開會、聽講的當下，都會振筆疾書、拚命做筆記，但之後卻一次也不曾看過自己的筆記，失去了筆記的意義。《超有效備忘錄》作者大勝文仁強調，要充分發揮筆記的功用，後續的「整理」更重要，可讓第一手內容大幅增值。
不過，整理並非只是將紙本內容輸入電腦歸檔。大勝指出，有效的筆記整理與保存，有下列4個作業程序：
（1）審視：再度確認筆記內容，如果覺得某部分內容是不必要的，就此捨棄也無妨。
（2）做記號：在筆記上標註明顯記號，幫助自己之後即使不再重新閱讀筆記，也能一目了然筆記內容或重點。
（3）分類：將做記號的部分摘出重點，並依個人偏好的方式做分類，也就是為資訊做索引。記住，分類是以自己日後需要該資訊時，能夠立即提綱挈領、掌握重點為原則。
（4）整理：將分類好的資訊，再依類型或相關性歸檔，供日後需要時可運用自如。
利用歸檔，讓舊筆記本成為資料庫
《弘兼憲史教你活用記事本》一書指出，舊的筆記本或手帳，記載了許多難能可貴的生活經驗和心得，不應任意丟棄。藉助於上述4道程序，可將筆記本活頁拆下、做好索引，再分門別類集結裝訂，不但可在日後供做資料檢索或工作使用手冊，再次閱讀也常能帶給自我新的啟發。
製作失敗筆記，克服弱點與缺點
《筆記成功術》《超有效備忘錄》《筆記女王的手帳活用術》等書的作者一致建議，應該為自己建立一本「失敗筆記」。人生難免會犯錯，能從錯誤中成長，犯錯的經驗才會產生價值。
「失敗筆記」的製作方法是：先挑選一本合適的筆記本，然後在自己遇到失敗、挫折，甚至只是疏忽大意犯了錯時，簡單地寫成清單，並且反躬自省，列出具體的改善對策，避免自己重蹈覆轍。
以「刪除線」修改紀錄：保留還原及追蹤的可能
做會議紀錄或行程規畫時，碰到需要修改或調整時，你習慣怎麼做？用橡皮擦把鉛筆寫的記事擦掉，還是把原子筆所寫的記事塗黑？《超有效備忘錄》一書作者大勝 文仁強調，千萬不要這麼做。正確做法應該是把原本的紀錄用刪除線劃掉，保留仍可辨識的字跡，然後在其下方或附近寫上更新資訊。
大勝表示，這麼做最主要有兩個用意：
（1）保留原先的紀錄以供辨識（也就是留下證據），防止因為行程變更或計畫修改而引發糾紛；
（2）避免在修改後又想改回原狀時，還要重寫一次，或是手邊紀錄已被擦掉或塗黑，只得重新徵詢當初的決議內容，不僅麻煩，也容易給人負面觀感。
記錄修改原因：不犯相同的錯
在更新或修改筆記資訊時，也可以在旁邊附註修改的原因，或是這件事帶給自己什麼感覺等相關意見，提醒自己下次別再為了相同理由而必須修改。
例如，和客戶原本約好的見面時間發生變更，可能是因為客戶在那個時段日後都有固定例會要開，把原因記錄下來，下次就能避開。又或者學習筆記上的內容修改，可能是因為自己背錯了某個公式，或套用了錯誤數據，寫下原因，就能提醒自己下次小心，不再犯相同錯誤。
醒目標示重點或大錯：每次檢閱筆記都能得到警惕
《考上第一志願的筆記本》一書建議，只要是格外需要注意的部分，例如犯了重大錯誤，或是務必要記住的重點，最好能以粗體字標示在顯眼處，好讓自己翻到那一頁筆記時，最先映入眼簾的就是那個大錯或重點，立即得到提醒。
排列「色彩序階」：標示重點
一般人常用藍筆或黑筆做筆記，但其實人們對於色彩的敏感度，遠大於黑白文字，因此《筆記女王的手帳活用術》作者林珮玲建議，不妨挑選不同顏色的筆，以搶眼 程度排列「色彩序階」，分別代表不同程度的重要性，做為標示重點之用，例如：紅＞粉紅＞橙＞黃＞綠。如此，日後在瀏覽筆記時，就可依照當時的需求，挑選不 同顏色重點閱讀，加快資料整理的速度。
三色法：賦予顏色意義，協助資訊分類
透過賦予顏色不同的意義，也有助於為資訊分類。林珮玲表示，在各種顏色區分方法中，日本明治大學教授齋藤孝提出的「三色法」，易學又實用。
齋藤孝為紅、藍、綠這3個顏色，分別賦予不同的意義：在行程方面，紅色代表「最重要待辦事項」，藍色代表「一般待辦事項」，綠色代表「個人私事」；在資訊管理上，紅色表示「從別人口中聽來」或「比較主觀的資訊」，藍色表示「次要資訊」，綠色表示「自己的想法」。
林珮玲指出，每個人對於顏色的定義或許不盡相同，但是藉由建立起個人的用色規則，日後每當瀏覽筆記本或行事曆時，就能迅速而直覺地抓出所關心的項目，大大提升工作效率。
選用3～5個顏色：避免色彩過多，混淆重點
色彩雖然好用，但是如果同一個版面上顏色過多，有時反而會阻礙閱讀。在筆記色彩學中，3～5個顏色最適中，一旦超過7種顏色，反而會造成混淆，讓人分不清那個顏色才是重點。
因此，即使市面上已有7色甚至10色筆，但筆記專家還是建議選用3色筆或5色筆來做筆記。
紅筆：抄寫段落標題，做為筆記大綱
紅色是最醒目而強烈的顏色，最適合用來標示重點，也可用來書寫補充備註。林珮玲舉例，遇到有人做投影片簡報時，可用紅筆記下每張投影片的標題字，細部內容則以黑筆或藍筆撰寫，如此事後閱讀筆記時，只需看紅字部分，就等於讀完整場報告的重點大綱。
螢光筆／色鉛筆：區分色塊，進行可視化管理
著有《用螢光筆學英文》等書的日本學習專家神戶康弘表示，螢光筆畫出的「色塊」，非常適合進行視覺化的資訊管理。以學英文為例，可準備五、六支不同顏色的螢光筆，將相同屬性的字詞圖上相同顏色，便可創造出比三色法更明顯的段落區分與重點標示效果。
螢光筆的色塊效果，也可用於管理工作進度。例如，將客戶拜訪名單製成表格，每完成一位就塗掉一格，進度一目了然。此外，如果再將客戶依屬性劃分，並標記不 同的顏色（例如男性用黃色、女性用藍色），則透過色彩分析，還可檢視自己是否有特別忽略了哪個族群，做為調整工作內容或重點的依據。
日本博報堂生活總和研究所上席研究員山本貴代提醒，在選用螢光筆或色鉛筆時，盡量不要挑選飽和度過高或太深的的顏色，以免不小心遮蓋掉筆記內文。
各色便利貼：進行顏色管理
林珮玲表示，便利貼可以無限增加張數與任意移動位置的特性，十分便於為筆記補充資料或標記重點。若再搭配顏色分類系統，以不同顏色區分資訊重要性或輕重緩急，效果更佳。
此外，也可將便利貼當成分類標籤來使用，貼在筆記頁緣，建立資訊索引。
貼紙與印章：增添色彩與趣味
各種顏色和圖案的小貼紙或印章，也是筆記色彩管理的好工具。林珮玲舉例說，不同顏色的圓形小貼紙，適合替代色鉛筆，用來標記重點；而聖誕、生日等圖案貼紙，也可用做行事曆的提醒圖示。
不過，誠品文具館區副理湯如瑩則認為，印章和貼紙基本上只是用來增添版面的色彩與趣味性，裝飾意義大於實際功能，尤其若把筆記貼得花花綠綠，反會有礙閱讀。
理出訊息邏輯關係，把複雜變簡單
抓取「數字」和「名詞」，將長句子化為關鍵字組合
「只要一眼就能看出內容是什麼，就是一篇合格的筆記，」《超有效備忘錄》作者大勝文仁建議，記錄時可盡量省去不必要的文字，抓取「數字」和「名詞」做為重點，有效地簡化筆記。
例如，「明天從東京車站搭上午6點的新幹線xx號班車出差到大阪，預計抵達時間為早上9點」，多數人應該只會記下「東京車站 / 6:00」，其餘資訊都可省略，也不妨礙理解。
將資訊符號化，便於速記
做筆記時，很多人都會使用一些簡略符號，以加快書寫速度，例如「F = 傳真」「M = 手機」「T = 電話」「會 = 會議」「訪 = 拜訪」「★ = 重要事情」「？ = 未確定事項」「※ = 注意事項」等等。
大勝文仁指出，個人想要自創符號也無妨，只要熟悉規則、使用習慣便可。他提供了3個運用資訊符號的要點：好寫、不占太多空間、一眼就知道自己寫了什麼。
附上「符號解說表」，熟記符號的意義
使用代碼固然快又方便，但如果連自己都忘了「符號的意思」，大概也沒什麼人能看懂筆記內容。
大勝建議，在完全熟悉每個符號的意義之前，尤其是習慣使用英文字詞的開頭字母做縮寫的人，不妨在筆記本最後附上一個「符號解說表」，並不時練習以便熟記。例如，會議 = M（Meeting）；大型會議 = C（Conference）。
紅線標記重點，快速理解筆記內容
符號或圖形也有「強化資訊」的功能。例如，利用紅筆描繪方框、圓圈、底線……用以標記重點，不但可以在閱讀時一眼看出重點，也可讓筆記更顯得言簡意賅。
《筆記成功術》作者米山公啟建議，為文章畫重點時，可遵照以下4個步驟：
（1）把關鍵字標上紅線：每一頁的關鍵字控制在4、5個左右，數量過多就失去了簡化的意義。
（2）把結論圈起來：結論有時出現在文章開頭，有時結尾時才產生，用紅線圈出結論，有助於快速理解。
（3）印象最深的地方畫紅線：印象「最深」的地方，當然只有一個，因此畫線部分只能有一處。
（4）覺得最有趣的地方畫紅線：同理，畫線之處也只能有一個。
善用線條與箭頭，標示物件關係或閱讀動線
線條搭配箭頭所構成的「指示記號」，是筆記時最常使用的符號，也是大眾辨識度最高的一種符號，它在筆記中的常見用法有以下幾種：
（1）標示閱讀方向；
（2）標示物件彼此的從屬或因果關係；
（3）表示時間軸或經過時間；
（4）多個（指示記號）並列時，可做為項目符號使用；
（5）可做為插入符號。
練習簡單圖解，將複雜資訊化為圖像
圖解可以用簡單的視覺化圖形，闡述複雜的意義，運用得當，可說是幫助筆記簡化的一大利器。不過，想以圖解來做筆記，《現學現用的商業圖解思考法》作者開米瑞浩指出，最重要的不是「畫圖的技巧」，而是「閱讀理解的能力」。
不管是用長方形、圓形還是箭頭做圖解，先理解筆記中各項物件的關係與順序，是繪製圖解的先決條件。開米表示，這套過程包含了將內容「區分、整合、排列，再做成圖表」，亦即將筆記內容做成圖解的4步驟：
（1）區分：抓出筆記內容中的關鍵字或重要陳述。例如，「先行檢查裝備，確認本身健康狀況再出發」這句話，便可拆解成「檢查裝備」「確認健康」「出發」這3個要素。
（2）整合：重新檢視上一步驟抓出來的關鍵字或重要陳述，去掉修飾用語，再整合成共同的說法。例如，「檢查」與「確認」在意義上其實差不多，可用「確認」統稱。
（3）排列：將區分出來的關鍵字或重要陳述，依序排列成線性的步驟。
（4）製圖：將上述過程排列後，便已構成一個矩陣圖。
行事曆九法：讓工作排程一目了然
工作排程第一步：確立目標
回想求學時代，你是否曾經設定這樣的目標：「要進入XX大學，聯考必須有XXX分，數學要考AA分以上、英文要考BB分以上……」
《弘兼憲史教你活用記事本》一書指出，學生時代學到的know-How，沒道理工作以後就不能用，先確立自己想要達成的「主目標」（例如「成為銷售業績第 一的業務員」），然後以樹枝狀展開，將主目標分解成數個階段性目標，就能具體看見自己從現在起該做什麼，並以此安排行事曆。
用倒推法擬定計畫：從終點開始反推算
「綿密的安排是達成目標的關鍵，」弘兼憲史表示，要達成目標，確認「在哪個時刻前要做到哪些事」十分重要。他建議以「倒推法」來做規畫，先計算出下一個階 段目標距離現在大約還有多少時間，據以擬定出詳細的「年度計畫」「單月計畫」「單周計畫」和「單日計畫」，並逐一填進行事曆中。
在顯眼處寫下「一年的目標」
「思考年度計畫」是年度目標最終能否達成的先決要件，弘兼憲史建議的做法是，將年度目標從大到小、一項一項寫在年度行事曆上方明顯處，或是隨身筆記本的第一頁，內容包括工作、家庭、興趣等各種年度目標，而且務必寫得翔實。
必要時，也可將各項年度目標加框，或用粗體、色字特別標明，強迫自己每次翻閱行事曆時都會注意到，才不容易半途而廢。
年行事曆：記下主要活動，把握全體樣貌
有了年度目標之後，接著還應在一年之初，在行事曆填上已知工作日程、重要企畫或私人活動，並用「←→」標示出哪些時段已 被填滿，哪些仍屬空閒，如此就能概算出自己有多少時間完成各項目標，甚至粗略計算出相關花費。弘兼強調，「以長期視野清楚掌握整體樣貌」是年行事曆最重要 的功能。
使用記號與色筆，標記「重大事項」
每月開始時，應回頭檢視年度目標，將當月待辦事項填入月行事曆，並在空白處醒目地標示。弘兼建議，可以螢光筆或紅筆，將重大預定事項特別標示出來，或是將 公事和私事用不同顏色做區分，務必做到「易於辨識」。不過，由於月行事曆可寫字的空間通常有限，所以文字力求簡潔，必要時使用代號也無妨。
切割版面，讓工作規畫更合理完善
在行事曆上區分出「上午和下午」「公事和私事」等空間，也是弘兼憲史推薦的做法，有助於釐清當日預定要做的事，是否比重失衡？例如，某天下午時段，陸續被填入6項企畫案完成日，顯然難以達成，這時就必須及早重新安排工作。
《筆記女王的手帳活用術》作者林珮玲則建議用「十」字，將月行事曆上的每格區分為四象限，分別代表「重要」「緊急」「不重要」「不緊急」，然後填入當日工作，如此就能知道哪些事屬於「必辦事項」，不得遺漏。
醒目標示非預期、不確定事項
訂完年度目標和當月目標之後，「本周目標」也必須寫在行事曆上的醒目位置，做為提醒。
弘兼提醒，除了明確填入出預定的內容、正確的時間、場所、對象及電話等基本資料之外，也要格外留意和特別標示出「不是自己的預定事項」（例如「周二～周五 上司出差」）和「未確定的預定事項」（例如「周三下午總部主管可能會來」）這兩種資訊，因為它們往往會對行動安排產生重大影響，甚至打亂原訂計畫。
制訂檢核表，避免遺忘與拖延
碰到「沒有非在某個時間點執行」的工作（例如去郵局劃撥雜誌續訂費），林珮玲建議應將此類事項列在每日行事曆上方，並畫上檢核表做為提醒，否則很容易一忙就忘了，甚至一天拖過一天。
誠品書店文具館區副理湯如瑩也認同檢核表的必要性，她還特別訂做了一個「□」型的小圖章，方便自己在行事曆上蓋印檢核表。
使用便利貼，擴充版面空間
如果因為行事曆版面空間較小，不夠寫上眾多待辦事項時，林珮玲建議可用小張便利貼貼在行事曆上，以創造額外空間、發揮提醒作用，還可在當日未能完成之際，直接將便利貼移到其他時段。
當然，如果某件工作不斷被延後執行，甚至貼到便利貼都沒黏性時，林珮玲認為，那就代表這件事或許根本不必做，不妨直接從預定計畫中刪除。
好學生的筆記本共通原則
沿著筆記本頁面上橫線，寫得整整齊齊的文字、連參考書也相形見絀的版面配置、難以想像竟是手繪的精緻圖形──這是所有東大筆記本共同的特徵。
東京大學，無數日本學子的第一志願。這群東大合格生的筆記本，姑且稱之為「第一志願筆記本」，而這7個字，其實就暗藏了7個關鍵的筆記法則。
法則1：「第」一個字對齊
翻開東大筆記本，讓我印象最深刻的就是同一個段落的第一個字都對齊。把單元名稱等「大標」寫在最左端，接下來空1～3個字，寫上「小標」，然後再空1～3個字，寫上內容的「重點摘要」。
依種類不同來決定文章開頭的位置，如果需要寫成好幾行，那麼各行第一個字都要對齊。這麼一來，不但看起來很整齊，也很容易區分內容。
法則2：「一」定要寫才動手寫，否則影印即可
如果練習題的筆記本，就把課本上的問題影印下來，貼在筆記本上；如果是史地、公民等歸納知識的筆記本，就把歷史資料影印以後貼上。
東大的考試科目居全日本大學之冠，要讀這麼多科，還要一個字一個字寫，時間絕對不夠。所以要有策略，不需要自己動手寫的內容，只要影印貼上就好，以效率為優先考量。
法則3：「志」在清晰，不怕大量留白
很多人寫筆記會大方留白，不會把整本筆記寫得密密麻麻。留白，不但可以讓筆記本賞心悅目，有時候老師上課會補充說明，或複習時查到了一些知識，都可以寫在留白的地方。這樣可以補強自己的弱點和知識不足之處，把課程理解得更透徹。
法則4：「願」望快速實現，要靠索引
筆記本裡資訊量非常龐大，重新閱讀有時候會很費工夫。所以，很多人會在每一頁的左上方貼上單元名稱，不少人甚至還在第一頁製作目錄或索引貼紙。這麼一來，不需要翻閱筆記本的所有內容，就能馬上找到自己要看的地方。
如果再加上標題、相關內容的教科書和參考書的頁碼，更能提升複習時的檢索功能。
法則5：「筆」記本的段落分明
要歸納或總結一件事，例如日本史上某個時代、數學問題或英語文章等，一般都用一頁或跨頁呈現，這樣不但可以避免內容講到一半就得翻到下一頁，還可以一眼看到所有相關知識，有整體的印象，幫助自己日後有系統地歸納內容。
如果內容多到一個跨頁放不下時，可以把內容寫在活頁紙或筆記本的紙片上，再貼在筆記本上，一定要設法在一、兩頁之內解決。
法則6：「記」筆記之前先有規畫
以英語預習筆記本為例，東大生會在左頁寫英文原文的文章，下面則寫自己查的單字和片語。每個人寫筆記都有自己的一套格式，東大生知道哪裡要寫什麼，概念一致又清楚。他們一眼就能看出哪些是自己預習時寫的內容，哪些是上課中寫的新知識，哪些是複習時追加的便條紙。
法則7：「本」本字跡清楚工整
不論翻幾本東大筆記本，都會看到簿子上的字跡和力道一致。因為東大複試全是問答題，考生平常就要思考：怎樣的答案最能投閱卷者所好？所以他們平常就在練習「寫得清楚工整」。
不過，有時候不是工整就好，如果是上課抄的筆記，還要留意「在有限的上課時間內盡量抄，不要等到複習時才發現自己遺漏太多內容」。
「每個人都可以透過寫筆記，自己發現問題。」善用這7個法則，才能寫出「有魄力的美感」的東大筆記本。這樣的筆記本可說是自己原創的參考書，將為自己量身訂作的知識，全部濃縮在一本筆記本中。（本文摘自第一章）
《考上第一志願的筆記本》——東大合格生筆記大公開
作者：太田文
日本一橋大學研究所言語社會研究科碩士，曾參與「進研研究會」，編輯國高中生函授教材。2008年起，透過蒐羅超過200本日本東京大學學生的筆記本，分 享他們準備考試過程中做筆記的方法與訣竅，合計歸納出優秀筆記術的7大原則。本書推出後引發巨大話題，不僅在熱賣超過37萬冊，更在全日本掀起一陣「筆記 熱潮」。
出版社：聯經出版公司
出版日期：2010年01月
ISBN：9789570835281
其他延伸閱讀
《筆記女王的手帳活用術》
作者：林珮玲（Ada）
出版社：三采
出版日期：2010年1月15日
ISBN：9789862291900
內文簡介：隨身攜帶的手帳，是一般人最常拿來做筆記的工具，作者從筆記挑選談起，除了提供記錄技巧之外，並配合「飲食日記」「體重管理日記」「送禮筆記」等十餘種實用範例，逐一解說各種筆記在生活中的應用方法。
《筆記成功術》
作者：米山公啟
出版社：商周出版
出版日期：2007年06月15日
ISBN：9789861248936
內文簡介：從腦科學談起，說明筆記與思考的關係，強調持續書寫能讓創意不斷延伸。書中並揭露27種「點子手冊」，指出不管記錄日常行蹤或抄寫格言佳句，看似只是寫下無用事情，但其實這些練習都將成為提升自身資訊敏感度的利器。
《超有效備忘錄》
作者：大勝文仁
出版社：有名堂文化館
出版日期：2006年11月15日
ISBN：9868266947
內文簡介：詳盡說明如何妥善結合備忘錄與行事曆，做好個人工作排程。除了分門別類提點適用於各種商業情境（如外訪、企畫、會議、名片整理等）的筆記術之外，還提供了如何手機、數位相機、錄音筆等3C工具做紀錄的方法，讓事情的記錄與追蹤更有效。
《記事本圓夢計劃》
如果你的記事本只是用來抄寫待辦事項、或是記錄每天花費，那麼你等於還沒有將筆記本的功用發揮得淋漓盡致，因為筆記本也可以是實現未來計畫的重要輔助工具。
用無數的小行動，編織成遠大夢想
日本網路公司GMO集團創辦人熊谷正寿21歲那年，曾在筆記本寫下自己的夢想，並製作為期15年的「未來年表」，許下「在35歲之前讓自己創立公司股票上市」的心願。
為了達成這個遠大目標，熊谷正寿一方面強化理財與投資知識與技能，藉以累積創業資金；另一方面也不忘積極尋找有潛力的新事業，並將過程中的情報蒐集、執行方法，以及偶爾閃過的點子，都記在筆記本上，最後因為「用筆記本」而完成理想。
因為把夢想從蘊釀到實際執行的方法都「寫在紙上」，使得熊谷正寿燃起了強烈的信仰，以及不斷努力的動力，最終實現了夢想。他在著作《記事本圓夢計劃》中，將筆記本分為夢想筆記本、行動筆記本和思考筆記本。
3種筆記本，互無遺漏
夢想筆記本包含「想做事情的清單」和「未來年表」兩部分：前者指的是列出並清楚描述自己的夢想，例如「我想買房子」就還不夠具體，應改成 「我想買捷運○○線沿線的房子、車站距家裡○○公尺、總價○○萬以內的房子」；後者則是將實際想完成的目標，拆分成年、月、周、日的執行清單。
此外，讓「想做事情的清單」更有魅力的一個訣竅，就是運用照片或圖畫等視覺效果，像熊谷正寿就曾經把「和自己心中夢幻車款合照的照片」，貼在筆記本上、常常看，促使自己以最強的動力加速度完成夢想。
寫入「為了達成夢想該做的事」「該注意什麼並去執行」等具體計畫的筆記本，就是行動筆記本。它是先以夢想筆記本中的「今年重點目標」「日周月年‧執行清 單」為基礎，再於計畫行程中填入每月、每日該做的事，如此一來，光看記事本就能確實掌握每天該做的事，也不會遺漏重要事項。
思考筆記本則是將所有該完成的目標或蒐集資訊，依照事業、計畫、主題、對象……等做分類。熊谷正寿自己的思考筆記本中，分為薪資、人事、購併、投資人關係等項目，還列有思考確認清單，藉以釐清「該以什麼做為判斷基準」「如何實際執行」等思緒，也避免遺漏。
以「新開發事業確認清單」為例，便可以提醒自己就「成長性」「競爭性」「需要哪些基礎建設」「庫存風險有多高」「能否獨占市場」等項目逐一確認及深思。
《心智圖超強工作術》
文藝復興時期的藝術大師達文西（Leonardo da Vinci）在他流傳後世的筆記本中，充分展現了他在建築、解剖、繪畫等領域的過人天分與創意。不少人以為，他筆記本裡的內容，多半是他天馬行空、漫無目 的的隨想，不過如果仔細觀察，可以發現達文西非常善用顏色、符號、圖像、線條、關鍵字詞等方法或工具，將他的構想化為圖像化筆記。
達文西的這種做法，其實是奠基於深度的思考與縝密的邏輯，也就是所謂的「心智圖思考」：在將大腦裡的想法落筆寫下的同時，一幅清楚勾勒出事物彼此關連性的綜覽圖，便已躍然紙上。
《心智圖超強工作術》一書指出，心智圖其實就是重複運用「擴展」和「收納」這兩個原則，達到創意思考和分析、整理資訊的效果。
以「泡澡產品」促銷方案的規畫為例，「泡澡產品促銷方案」就是心智圖裡的核心關鍵字，接下來再根據這個核心關鍵字向外擴展，延伸出「主題」「基本方針」「解決對策」等多項討論。
其中，「主題」可再細分為「現況」「問題點」和「需要釐清的課題」；而「現況」又可再衍生出「市場」「競爭」「消費者」「自家產品」等分析。
由此再往下推演，「市場分析」包括產品在過去和近幾年的市場表現；「競爭者分析」包括產品市占率、產品品類、競爭產品效果；「消費者分析」則可以由目標族 群向外延伸，聯想消費者重視的產品特性，以及從消費者喜愛的效果中發掘更多可能；最後在分析「自家產品」時，則可以從商品特性、變化的可能性（產品的顏 色、包裝、香氣）等面向著手。
無論是蒐集資訊、執行交辦事務、構想企畫，或是發想、歸納動腦會議成果，活用心智圖就能將想法發散延伸，不但可在一張紙上清楚看出完整的架構，就連想法是否有缺漏或重複，也都能一目了然。
在繪製心智圖時，藉由在心智圖上做出色彩、圖像、優先程度的區分，還可以讓筆記內容的視覺更豐富、訊息更容易歸納。
儘管心智圖看似發散，但因為是以分支形式構成，每個分支又等於一個子標題，（像左圖「市場分析」「競爭分析」「消費者分析」「自家產品分析」就是收納在「現況分析」下），所以也具有收納整理的功能，在討論的時候較容易聚焦，不至於因為無盡延伸而偏離主題。
1從中央字串開始：先準備一張白紙，在白紙正中央寫上「做為主題的字串」（中央字串），並在其周圍畫上與該字串相關的圖像（或圖案）。
2向外延伸：由正中央開始向周圍延伸分支，並於各分支線上，寫上與中央字串或圖像相關的標題。（1）分支線的長度要和標題字串的長度相同。
（2）愈接近中央的分支線應愈粗，而愈接近末端的分支線則應愈細。
（3）在繪製各標題的分支時，要盡量繪出平順美觀的線條。 3定義副標：接著在各標題之後寫上相關的副標題。
（1）只需寫出當下所想到的、足以表現該標題內容的關鍵字即可。
（2）標題的數目若過多，將會導致閱讀上的困難，因此應控制在7項以內。
（3）使用的單字要有次序性和邏輯。 4加強重點訊息：運用顏色、符號、圖案等方式，強調重要資訊。
（1）可將分支線及單字塗上顏色。
（2）可在分支字串的前後，加入符號或圖案。
（3）想要強調分支線上的單字時，可以使用圈選或著色等方式。
（4）想要強調某一區塊的分支線時，可將整塊區塊加上框線或色塊。
《筆記本成功術》
作者米山公啟表示，正因靈感可能來自任何事物，因此創意筆記本不必有固定格式，寫入的內容也可以隨心所欲。但不管記錄什麼、用什麼方式記錄，最重要 的原則就是「寫下自己的感動」，因為這是幫助了解「我對哪方面事物感興趣」的最佳線索。而好創意，通常來自於自己滿懷熱情的事物上。
日本知名服裝設計師森英惠，平日便會將有趣文章、美麗明信片、偶然拾獲的落葉或緞帶，都貼進筆記本裡，乍看似乎毫無關連，但累積一段時間再來翻閱，可能就會發現「原來我這陣子都在蒐集60年代的東西」，而這項體悟很可能就成為靈感來源，化為下一季的設計主題。
創意筆記本的內容也許雜亂，但米山建議別太在意這點，重點在於勤做紀錄。如果不知道該記些什麼，則可參照以下4種主題，強迫自己留下生活點滴，日積月累之後，多半能有所發覺與領悟：
1.寫下今年熱中的主題，並畫出相關模式圖
先選擇一個現在最感興趣的主題，再由這個主題延伸探討「我為何對此感興趣」「哪一點特別吸引我」「此後可能會有哪些發展」……等周邊想法與創意，並嘗試畫成相關模式圖。
米山解釋，在畫模式圖時，「事物與事物之間的關聯性」是最值得關注的部分，這有助於檢證自己的思考模式，並延伸出新的創意，可說是個人思考流程的分解圖。
2.抄寫佳句、名言，標註心得
抄寫格言佳句不只是欣賞前人的智慧，更重要的意義在於「為什麼要選擇這句話寫下來？」米山認為，會覺得某句話值得記錄，必定是因為這句話使人動心，與自己當時的心境產生了共鳴。
所以，翻閱自己過往抄寫過的句子，可以看出自己在某個時段，曾對於哪些主題特別有感觸（例如戀愛、成長、生涯、友情、家庭等等），也顯示出自己在不同人生階段中的思索重點。最重要的是，翻閱之前記錄的佳句，常會因為歷練的增加而有新的體悟，從中激發出有趣的創意。
3.用數位相機做生活記錄
數位相機的問世，使得人們拍照時不必再擔心「照得不好」「拍失敗」「浪費底片」等問題，可以放心大膽地隨手拍，因此米山建議，不妨養成「每天都用數位相機拍攝至少一張照片」的習慣，內容不必別出心裁，只需是日常生活的某個片段即可。
這種「生活剪影」式的照片，看似平凡，其實隱含了更深層的心理狀態，即使是一朵花、一片水塘，都是當下心情的投射。再者，我們對生活往往太過習慣而不自覺，透過相片擷取生活片段，可以提醒自己「原來我曾經歷過、注意過這件事」，對於創意發想是很棒的刺激。
4.畫圖日記
除了寫字之外，有時也可嘗試在筆記本裡塗鴉、畫圖，因為想要表達某一瞬間的印象時，圖像往往比文字能闡述更多意義，也不像照片會受到鏡頭的局限。
畫圖時，不管是素描或漫畫都可以，也不必仔細畫出周圍一切事物，只需抓住特別注意到的主題即可。對於把「我不太會畫畫」這句話掛在嘴邊的人，米山認為，畫 得好不好根本不重要，因為光是在思考「要畫什麼當主題」時，就等於是在針對經歷過的事物做深度回想，是很棒的延伸思考鍛鍊。
1以「今年熱中的主題」做延伸聯想：以自己「今年熱中的主題」為中心，延伸寫下「我為何對此感到興趣」「哪一點特別吸引我」「此後可能會有哪些發展」……等周邊想法。
例如，今年熱中於「iPod」，那麼就可以試著寫下「喜歡iPod的理由」「希望iPod新增哪些功能」等想法，不斷向外擴展，就等於幫自己進行創意思考。 2從「格言佳句」看見自身成長：記下讓你感動的格言佳句，並且註明受到感動的理由，有助於發掘自己內心深處的想法。而回顧過去抄寫過的句子，則可能會因為人生歷練的不同，而新增不同的體會，看見自我成長的軌跡。 3用數位相機寫「照片日記」：我們經常對生活中許多事物視而不見，透過鏡頭將某個片刻變成圖片，可以強迫自己觀察周遭環境，進而得到不一樣的體會。 4練習「生活繪本」：畫下自己感興趣的主題，不僅比文字能闡述更多意義、比拍照的自由度更高，而且還完全不受時空局限。畫得好不好不是重點，光是構思要畫什麼本身，就有助於自己進行主題式思考、聯想與發想。「利用備忘錄，明確列出待辦事項，」不但是工作上最常見的筆記行為，更有助於讓事情做起來順手又有效率。
待辦清單，是效率工作的基本要素
所謂「待辦清單」，就是將應該辦的事情，統統列成清單，然後分析輕重緩急，安排自己一天的工作順序，讓事情做起來更有條理。
在撰寫待辦清單時，大勝建議以「時間順序」做排列，逐一列明「今日內完成」「明天內完成」「本周完成」「本月完成」，當然有必要時，也可追加「今年內完成」「明年內完成」「三年內完成」……等長期未來計畫；至於清單項目的內容，則務必力求詳細。
大勝舉例，像「打電話給山田」這種寫法就是不合格的，應該寫成「打電話給A公司的山田」「打電話給B公司的齋藤」…‥，一直細分到不能再分下去為止。
列出清單後，還要再依照每項工作的性質，在「應該仔細思考的事」前面標上「◎」、「單純的作業」前面標上「●」，以茲區分。大勝說明，在待辦事項上加註符 號，是為了檢視工作內容的品質，因為會被列入「今天內做完」的事項，通常都很緊急，不過「緊急」並不等於「重要」，要是發現「今天內做完」項目內盡是標記 了「●」（單純作業），就表示自己的工作規畫可能出了問題，才會每天都得趕在最後時刻忙著救火。
最後，當一件工作完成後，大勝建議使用紅筆劃掉該項工作，一方面可強迫自己將工作內容劃分得更加明確（許多工作都是環環相扣，唯有將項目切割到非常細項，才可精確地掌握完成程度）；二來「用紅筆劃掉」這個小動作可以帶來視覺上的成就感，有效提振工作心情。
為突發狀況做好準備，資訊不漏接
就算擬定了再完整的待辦清單，難免會遇到突發狀況，例如上司臨時指派任務、同事突然有事拜託等等，如果沒有預留任何彈性及空間，工作計畫還是很可能被全盤打亂。對此，大勝建議在辦公桌抽屜中，準備一本夾著原子筆的B5筆記本，做為臨時需求的專用備忘錄。
另一個容易打亂工作節奏的突發狀況，則是忽然響起的電話，以及常會隨之而來的留言與傳話需求。
大勝建議主管或部門應製作一份「規格化的傳話單」：在B5大小紙張印上表格，預設好「日期」「時間」「XX公司」「XX部門」「XX留言」「給XX」等基 本資料，並在「留言事項」欄內標示「稍後回電」「請告知有人來電」「儘速聯絡」等選項，註明當事人收到後應該如何應對，避免「重要事情聽過就忘」「訊息告 知不完全」等意外發生。
1依照時間順序，詳列待辦事項清單：列出已知的待辦事項，然後依照完成期限排出先後順序，至此「工作清單」就算完成。知道「我今天就只需要完成這些」的踏實感，對於穩定工作情緒有莫大助益。
