以「刪除線」修改紀錄：保留還原及追蹤的可能
做會議紀錄或行程規畫時，碰到需要修改或調整時，你習慣怎麼做？用橡皮擦把鉛筆寫的記事擦掉，還是把原子筆所寫的記事塗黑？《超有效備忘錄》一書作者大勝 文仁強調，千萬不要這麼做。正確做法應該是把原本的紀錄用刪除線劃掉，保留仍可辨識的字跡，然後在其下方或附近寫上更新資訊。
大勝表示，這麼做最主要有兩個用意：
（1）保留原先的紀錄以供辨識（也就是留下證據），防止因為行程變更或計畫修改而引發糾紛；
（2）避免在修改後又想改回原狀時，還要重寫一次，或是手邊紀錄已被擦掉或塗黑，只得重新徵詢當初的決議內容，不僅麻煩，也容易給人負面觀感。
記錄修改原因：不犯相同的錯
在更新或修改筆記資訊時，也可以在旁邊附註修改的原因，或是這件事帶給自己什麼感覺等相關意見，提醒自己下次別再為了相同理由而必須修改。
例如，和客戶原本約好的見面時間發生變更，可能是因為客戶在那個時段日後都有固定例會要開，把原因記錄下來，下次就能避開。又或者學習筆記上的內容修改，可能是因為自己背錯了某個公式，或套用了錯誤數據，寫下原因，就能提醒自己下次小心，不再犯相同錯誤。
醒目標示重點或大錯：每次檢閱筆記都能得到警惕
《考上第一志願的筆記本》一書建議，只要是格外需要注意的部分，例如犯了重大錯誤，或是務必要記住的重點，最好能以粗體字標示在顯眼處，好讓自己翻到那一頁筆記時，最先映入眼簾的就是那個大錯或重點，立即得到提醒。
排列「色彩序階」：標示重點
一般人常用藍筆或黑筆做筆記，但其實人們對於色彩的敏感度，遠大於黑白文字，因此《筆記女王的手帳活用術》作者林珮玲建議，不妨挑選不同顏色的筆，以搶眼 程度排列「色彩序階」，分別代表不同程度的重要性，做為標示重點之用，例如：紅＞粉紅＞橙＞黃＞綠。如此，日後在瀏覽筆記時，就可依照當時的需求，挑選不 同顏色重點閱讀，加快資料整理的速度。
三色法：賦予顏色意義，協助資訊分類
透過賦予顏色不同的意義，也有助於為資訊分類。林珮玲表示，在各種顏色區分方法中，日本明治大學教授齋藤孝提出的「三色法」，易學又實用。
齋藤孝為紅、藍、綠這3個顏色，分別賦予不同的意義：在行程方面，紅色代表「最重要待辦事項」，藍色代表「一般待辦事項」，綠色代表「個人私事」；在資訊管理上，紅色表示「從別人口中聽來」或「比較主觀的資訊」，藍色表示「次要資訊」，綠色表示「自己的想法」。
林珮玲指出，每個人對於顏色的定義或許不盡相同，但是藉由建立起個人的用色規則，日後每當瀏覽筆記本或行事曆時，就能迅速而直覺地抓出所關心的項目，大大提升工作效率。
選用3～5個顏色：避免色彩過多，混淆重點
色彩雖然好用，但是如果同一個版面上顏色過多，有時反而會阻礙閱讀。在筆記色彩學中，3～5個顏色最適中，一旦超過7種顏色，反而會造成混淆，讓人分不清那個顏色才是重點。
因此，即使市面上已有7色甚至10色筆，但筆記專家還是建議選用3色筆或5色筆來做筆記。
紅筆：抄寫段落標題，做為筆記大綱
紅色是最醒目而強烈的顏色，最適合用來標示重點，也可用來書寫補充備註。林珮玲舉例，遇到有人做投影片簡報時，可用紅筆記下每張投影片的標題字，細部內容則以黑筆或藍筆撰寫，如此事後閱讀筆記時，只需看紅字部分，就等於讀完整場報告的重點大綱。
螢光筆／色鉛筆：區分色塊，進行可視化管理
著有《用螢光筆學英文》等書的日本學習專家神戶康弘表示，螢光筆畫出的「色塊」，非常適合進行視覺化的資訊管理。以學英文為例，可準備五、六支不同顏色的螢光筆，將相同屬性的字詞圖上相同顏色，便可創造出比三色法更明顯的段落區分與重點標示效果。
螢光筆的色塊效果，也可用於管理工作進度。例如，將客戶拜訪名單製成表格，每完成一位就塗掉一格，進度一目了然。此外，如果再將客戶依屬性劃分，並標記不 同的顏色（例如男性用黃色、女性用藍色），則透過色彩分析，還可檢視自己是否有特別忽略了哪個族群，做為調整工作內容或重點的依據。
日本博報堂生活總和研究所上席研究員山本貴代提醒，在選用螢光筆或色鉛筆時，盡量不要挑選飽和度過高或太深的的顏色，以免不小心遮蓋掉筆記內文。
各色便利貼：進行顏色管理
林珮玲表示，便利貼可以無限增加張數與任意移動位置的特性，十分便於為筆記補充資料或標記重點。若再搭配顏色分類系統，以不同顏色區分資訊重要性或輕重緩急，效果更佳。
此外，也可將便利貼當成分類標籤來使用，貼在筆記頁緣，建立資訊索引。
貼紙與印章：增添色彩與趣味
各種顏色和圖案的小貼紙或印章，也是筆記色彩管理的好工具。林珮玲舉例說，不同顏色的圓形小貼紙，適合替代色鉛筆，用來標記重點；而聖誕、生日等圖案貼紙，也可用做行事曆的提醒圖示。
不過，誠品文具館區副理湯如瑩則認為，印章和貼紙基本上只是用來增添版面的色彩與趣味性，裝飾意義大於實際功能，尤其若把筆記貼得花花綠綠，反會有礙閱讀。
理出訊息邏輯關係，把複雜變簡單
抓取「數字」和「名詞」，將長句子化為關鍵字組合
「只要一眼就能看出內容是什麼，就是一篇合格的筆記，」《超有效備忘錄》作者大勝文仁建議，記錄時可盡量省去不必要的文字，抓取「數字」和「名詞」做為重點，有效地簡化筆記。
例如，「明天從東京車站搭上午6點的新幹線xx號班車出差到大阪，預計抵達時間為早上9點」，多數人應該只會記下「東京車站 / 6:00」，其餘資訊都可省略，也不妨礙理解。
將資訊符號化，便於速記
做筆記時，很多人都會使用一些簡略符號，以加快書寫速度，例如「F = 傳真」「M = 手機」「T = 電話」「會 = 會議」「訪 = 拜訪」「★ = 重要事情」「？ = 未確定事項」「※ = 注意事項」等等。
大勝文仁指出，個人想要自創符號也無妨，只要熟悉規則、使用習慣便可。他提供了3個運用資訊符號的要點：好寫、不占太多空間、一眼就知道自己寫了什麼。
附上「符號解說表」，熟記符號的意義
使用代碼固然快又方便，但如果連自己都忘了「符號的意思」，大概也沒什麼人能看懂筆記內容。
大勝建議，在完全熟悉每個符號的意義之前，尤其是習慣使用英文字詞的開頭字母做縮寫的人，不妨在筆記本最後附上一個「符號解說表」，並不時練習以便熟記。例如，會議 = M（Meeting）；大型會議 = C（Conference）。
紅線標記重點，快速理解筆記內容
符號或圖形也有「強化資訊」的功能。例如，利用紅筆描繪方框、圓圈、底線……用以標記重點，不但可以在閱讀時一眼看出重點，也可讓筆記更顯得言簡意賅。
《筆記成功術》作者米山公啟建議，為文章畫重點時，可遵照以下4個步驟：
（1）把關鍵字標上紅線：每一頁的關鍵字控制在4、5個左右，數量過多就失去了簡化的意義。
（2）把結論圈起來：結論有時出現在文章開頭，有時結尾時才產生，用紅線圈出結論，有助於快速理解。
（3）印象最深的地方畫紅線：印象「最深」的地方，當然只有一個，因此畫線部分只能有一處。
（4）覺得最有趣的地方畫紅線：同理，畫線之處也只能有一個。
善用線條與箭頭，標示物件關係或閱讀動線
線條搭配箭頭所構成的「指示記號」，是筆記時最常使用的符號，也是大眾辨識度最高的一種符號，它在筆記中的常見用法有以下幾種：
（1）標示閱讀方向；
（2）標示物件彼此的從屬或因果關係；
（3）表示時間軸或經過時間；
（4）多個（指示記號）並列時，可做為項目符號使用；
（5）可做為插入符號。
練習簡單圖解，將複雜資訊化為圖像
圖解可以用簡單的視覺化圖形，闡述複雜的意義，運用得當，可說是幫助筆記簡化的一大利器。不過，想以圖解來做筆記，《現學現用的商業圖解思考法》作者開米瑞浩指出，最重要的不是「畫圖的技巧」，而是「閱讀理解的能力」。
不管是用長方形、圓形還是箭頭做圖解，先理解筆記中各項物件的關係與順序，是繪製圖解的先決條件。開米表示，這套過程包含了將內容「區分、整合、排列，再做成圖表」，亦即將筆記內容做成圖解的4步驟：
（1）區分：抓出筆記內容中的關鍵字或重要陳述。例如，「先行檢查裝備，確認本身健康狀況再出發」這句話，便可拆解成「檢查裝備」「確認健康」「出發」這3個要素。
（2）整合：重新檢視上一步驟抓出來的關鍵字或重要陳述，去掉修飾用語，再整合成共同的說法。例如，「檢查」與「確認」在意義上其實差不多，可用「確認」統稱。
（3）排列：將區分出來的關鍵字或重要陳述，依序排列成線性的步驟。
（4）製圖：將上述過程排列後，便已構成一個矩陣圖。
行事曆九法：讓工作排程一目了然
工作排程第一步：確立目標
回想求學時代，你是否曾經設定這樣的目標：「要進入XX大學，聯考必須有XXX分，數學要考AA分以上、英文要考BB分以上……」
《弘兼憲史教你活用記事本》一書指出，學生時代學到的know-How，沒道理工作以後就不能用，先確立自己想要達成的「主目標」（例如「成為銷售業績第 一的業務員」），然後以樹枝狀展開，將主目標分解成數個階段性目標，就能具體看見自己從現在起該做什麼，並以此安排行事曆。
用倒推法擬定計畫：從終點開始反推算
「綿密的安排是達成目標的關鍵，」弘兼憲史表示，要達成目標，確認「在哪個時刻前要做到哪些事」十分重要。他建議以「倒推法」來做規畫，先計算出下一個階 段目標距離現在大約還有多少時間，據以擬定出詳細的「年度計畫」「單月計畫」「單周計畫」和「單日計畫」，並逐一填進行事曆中。
在顯眼處寫下「一年的目標」
「思考年度計畫」是年度目標最終能否達成的先決要件，弘兼憲史建議的做法是，將年度目標從大到小、一項一項寫在年度行事曆上方明顯處，或是隨身筆記本的第一頁，內容包括工作、家庭、興趣等各種年度目標，而且務必寫得翔實。
必要時，也可將各項年度目標加框，或用粗體、色字特別標明，強迫自己每次翻閱行事曆時都會注意到，才不容易半途而廢。
年行事曆：記下主要活動，把握全體樣貌
有了年度目標之後，接著還應在一年之初，在行事曆填上已知工作日程、重要企畫或私人活動，並用「←→」標示出哪些時段已 被填滿，哪些仍屬空閒，如此就能概算出自己有多少時間完成各項目標，甚至粗略計算出相關花費。弘兼強調，「以長期視野清楚掌握整體樣貌」是年行事曆最重要 的功能。
使用記號與色筆，標記「重大事項」
每月開始時，應回頭檢視年度目標，將當月待辦事項填入月行事曆，並在空白處醒目地標示。弘兼建議，可以螢光筆或紅筆，將重大預定事項特別標示出來，或是將 公事和私事用不同顏色做區分，務必做到「易於辨識」。不過，由於月行事曆可寫字的空間通常有限，所以文字力求簡潔，必要時使用代號也無妨。
切割版面，讓工作規畫更合理完善
在行事曆上區分出「上午和下午」「公事和私事」等空間，也是弘兼憲史推薦的做法，有助於釐清當日預定要做的事，是否比重失衡？例如，某天下午時段，陸續被填入6項企畫案完成日，顯然難以達成，這時就必須及早重新安排工作。
《筆記女王的手帳活用術》作者林珮玲則建議用「十」字，將月行事曆上的每格區分為四象限，分別代表「重要」「緊急」「不重要」「不緊急」，然後填入當日工作，如此就能知道哪些事屬於「必辦事項」，不得遺漏。
醒目標示非預期、不確定事項
訂完年度目標和當月目標之後，「本周目標」也必須寫在行事曆上的醒目位置，做為提醒。
弘兼提醒，除了明確填入出預定的內容、正確的時間、場所、對象及電話等基本資料之外，也要格外留意和特別標示出「不是自己的預定事項」（例如「周二～周五 上司出差」）和「未確定的預定事項」（例如「周三下午總部主管可能會來」）這兩種資訊，因為它們往往會對行動安排產生重大影響，甚至打亂原訂計畫。
制訂檢核表，避免遺忘與拖延
碰到「沒有非在某個時間點執行」的工作（例如去郵局劃撥雜誌續訂費），林珮玲建議應將此類事項列在每日行事曆上方，並畫上檢核表做為提醒，否則很容易一忙就忘了，甚至一天拖過一天。
誠品書店文具館區副理湯如瑩也認同檢核表的必要性，她還特別訂做了一個「□」型的小圖章，方便自己在行事曆上蓋印檢核表。
使用便利貼，擴充版面空間
如果因為行事曆版面空間較小，不夠寫上眾多待辦事項時，林珮玲建議可用小張便利貼貼在行事曆上，以創造額外空間、發揮提醒作用，還可在當日未能完成之際，直接將便利貼移到其他時段。
當然，如果某件工作不斷被延後執行，甚至貼到便利貼都沒黏性時，林珮玲認為，那就代表這件事或許根本不必做，不妨直接從預定計畫中刪除。
好學生的筆記本共通原則
沿著筆記本頁面上橫線，寫得整整齊齊的文字、連參考書也相形見絀的版面配置、難以想像竟是手繪的精緻圖形──這是所有東大筆記本共同的特徵。
東京大學，無數日本學子的第一志願。這群東大合格生的筆記本，姑且稱之為「第一志願筆記本」，而這7個字，其實就暗藏了7個關鍵的筆記法則。
法則1：「第」一個字對齊
翻開東大筆記本，讓我印象最深刻的就是同一個段落的第一個字都對齊。把單元名稱等「大標」寫在最左端，接下來空1～3個字，寫上「小標」，然後再空1～3個字，寫上內容的「重點摘要」。
依種類不同來決定文章開頭的位置，如果需要寫成好幾行，那麼各行第一個字都要對齊。這麼一來，不但看起來很整齊，也很容易區分內容。
法則2：「一」定要寫才動手寫，否則影印即可
如果練習題的筆記本，就把課本上的問題影印下來，貼在筆記本上；如果是史地、公民等歸納知識的筆記本，就把歷史資料影印以後貼上。
東大的考試科目居全日本大學之冠，要讀這麼多科，還要一個字一個字寫，時間絕對不夠。所以要有策略，不需要自己動手寫的內容，只要影印貼上就好，以效率為優先考量。
法則3：「志」在清晰，不怕大量留白
很多人寫筆記會大方留白，不會把整本筆記寫得密密麻麻。留白，不但可以讓筆記本賞心悅目，有時候老師上課會補充說明，或複習時查到了一些知識，都可以寫在留白的地方。這樣可以補強自己的弱點和知識不足之處，把課程理解得更透徹。
法則4：「願」望快速實現，要靠索引
筆記本裡資訊量非常龐大，重新閱讀有時候會很費工夫。所以，很多人會在每一頁的左上方貼上單元名稱，不少人甚至還在第一頁製作目錄或索引貼紙。這麼一來，不需要翻閱筆記本的所有內容，就能馬上找到自己要看的地方。
如果再加上標題、相關內容的教科書和參考書的頁碼，更能提升複習時的檢索功能。
法則5：「筆」記本的段落分明
要歸納或總結一件事，例如日本史上某個時代、數學問題或英語文章等，一般都用一頁或跨頁呈現，這樣不但可以避免內容講到一半就得翻到下一頁，還可以一眼看到所有相關知識，有整體的印象，幫助自己日後有系統地歸納內容。
如果內容多到一個跨頁放不下時，可以把內容寫在活頁紙或筆記本的紙片上，再貼在筆記本上，一定要設法在一、兩頁之內解決。
法則6：「記」筆記之前先有規畫
以英語預習筆記本為例，東大生會在左頁寫英文原文的文章，下面則寫自己查的單字和片語。每個人寫筆記都有自己的一套格式，東大生知道哪裡要寫什麼，概念一致又清楚。他們一眼就能看出哪些是自己預習時寫的內容，哪些是上課中寫的新知識，哪些是複習時追加的便條紙。
法則7：「本」本字跡清楚工整
不論翻幾本東大筆記本，都會看到簿子上的字跡和力道一致。因為東大複試全是問答題，考生平常就要思考：怎樣的答案最能投閱卷者所好？所以他們平常就在練習「寫得清楚工整」。
不過，有時候不是工整就好，如果是上課抄的筆記，還要留意「在有限的上課時間內盡量抄，不要等到複習時才發現自己遺漏太多內容」。
「每個人都可以透過寫筆記，自己發現問題。」善用這7個法則，才能寫出「有魄力的美感」的東大筆記本。這樣的筆記本可說是自己原創的參考書，將為自己量身訂作的知識，全部濃縮在一本筆記本中。（本文摘自第一章）
《考上第一志願的筆記本》——東大合格生筆記大公開
作者：太田文
日本一橋大學研究所言語社會研究科碩士，曾參與「進研研究會」，編輯國高中生函授教材。2008年起，透過蒐羅超過200本日本東京大學學生的筆記本，分 享他們準備考試過程中做筆記的方法與訣竅，合計歸納出優秀筆記術的7大原則。本書推出後引發巨大話題，不僅在熱賣超過37萬冊，更在全日本掀起一陣「筆記 熱潮」。
出版社：聯經出版公司
出版日期：2010年01月
ISBN：9789570835281
其他延伸閱讀
《筆記女王的手帳活用術》
作者：林珮玲（Ada）
出版社：三采
出版日期：2010年1月15日
ISBN：9789862291900
內文簡介：隨身攜帶的手帳，是一般人最常拿來做筆記的工具，作者從筆記挑選談起，除了提供記錄技巧之外，並配合「飲食日記」「體重管理日記」「送禮筆記」等十餘種實用範例，逐一解說各種筆記在生活中的應用方法。
《筆記成功術》
作者：米山公啟
出版社：商周出版
出版日期：2007年06月15日
ISBN：9789861248936
內文簡介：從腦科學談起，說明筆記與思考的關係，強調持續書寫能讓創意不斷延伸。書中並揭露27種「點子手冊」，指出不管記錄日常行蹤或抄寫格言佳句，看似只是寫下無用事情，但其實這些練習都將成為提升自身資訊敏感度的利器。
《超有效備忘錄》
作者：大勝文仁
出版社：有名堂文化館
出版日期：2006年11月15日
ISBN：9868266947
內文簡介：詳盡說明如何妥善結合備忘錄與行事曆，做好個人工作排程。除了分門別類提點適用於各種商業情境（如外訪、企畫、會議、名片整理等）的筆記術之外，還提供了如何手機、數位相機、錄音筆等3C工具做紀錄的方法，讓事情的記錄與追蹤更有效。
《記事本圓夢計劃》
如果你的記事本只是用來抄寫待辦事項、或是記錄每天花費，那麼你等於還沒有將筆記本的功用發揮得淋漓盡致，因為筆記本也可以是實現未來計畫的重要輔助工具。
用無數的小行動，編織成遠大夢想
日本網路公司GMO集團創辦人熊谷正寿21歲那年，曾在筆記本寫下自己的夢想，並製作為期15年的「未來年表」，許下「在35歲之前讓自己創立公司股票上市」的心願。
為了達成這個遠大目標，熊谷正寿一方面強化理財與投資知識與技能，藉以累積創業資金；另一方面也不忘積極尋找有潛力的新事業，並將過程中的情報蒐集、執行方法，以及偶爾閃過的點子，都記在筆記本上，最後因為「用筆記本」而完成理想。
因為把夢想從蘊釀到實際執行的方法都「寫在紙上」，使得熊谷正寿燃起了強烈的信仰，以及不斷努力的動力，最終實現了夢想。他在著作《記事本圓夢計劃》中，將筆記本分為夢想筆記本、行動筆記本和思考筆記本。
3種筆記本，互無遺漏
夢想筆記本包含「想做事情的清單」和「未來年表」兩部分：前者指的是列出並清楚描述自己的夢想，例如「我想買房子」就還不夠具體，應改成 「我想買捷運○○線沿線的房子、車站距家裡○○公尺、總價○○萬以內的房子」；後者則是將實際想完成的目標，拆分成年、月、周、日的執行清單。
此外，讓「想做事情的清單」更有魅力的一個訣竅，就是運用照片或圖畫等視覺效果，像熊谷正寿就曾經把「和自己心中夢幻車款合照的照片」，貼在筆記本上、常常看，促使自己以最強的動力加速度完成夢想。
寫入「為了達成夢想該做的事」「該注意什麼並去執行」等具體計畫的筆記本，就是行動筆記本。它是先以夢想筆記本中的「今年重點目標」「日周月年‧執行清 單」為基礎，再於計畫行程中填入每月、每日該做的事，如此一來，光看記事本就能確實掌握每天該做的事，也不會遺漏重要事項。
思考筆記本則是將所有該完成的目標或蒐集資訊，依照事業、計畫、主題、對象……等做分類。熊谷正寿自己的思考筆記本中，分為薪資、人事、購併、投資人關係等項目，還列有思考確認清單，藉以釐清「該以什麼做為判斷基準」「如何實際執行」等思緒，也避免遺漏。
以「新開發事業確認清單」為例，便可以提醒自己就「成長性」「競爭性」「需要哪些基礎建設」「庫存風險有多高」「能否獨占市場」等項目逐一確認及深思。
1縱軸：先在縱軸上方，寫下家人年紀等基本資料；接下來再依序填進「健康」「休養、知識」「心靈、精神」「社會、工作」「個人、家庭」「經濟、物質、金錢」等6個領域；最下方可寫上在參考了相關資料後，對未來社會變化的預測。
2橫軸：衡軸則是設計有「目前」「未來」「差距」「年齡」等項目，其中年齡又可依15年計畫，細分為15格，每個表格填上關鍵字（例如實際的行動）。
前述6個領域的目標構思完成後，先依照優先順序將目標填入「未來」的格子中，接著在「目前」格子中寫下現狀，再將「現狀」與「未來」比較的結果，填入「差距」的欄位中。
3劃分階段：最後，一定要明確規畫「什麼時候，要做到什麼程度」。具體做法是以「年」為單位訂定目標，並將總時程劃分為數個階段，然後再將已經決定要花費幾年達成目標的期限，填入預計達成目標該年的欄位中。
《心智圖超強工作術》文藝復興時期的藝術大師達文西（Leonardo da Vinci）在他流傳後世的筆記本中，充分展現了他在建築、解剖、繪畫等領域的過人天分與創意。不少人以為，他筆記本裡的內容，多半是他天馬行空、漫無目 的的隨想，不過如果仔細觀察，可以發現達文西非常善用顏色、符號、圖像、線條、關鍵字詞等方法或工具，將他的構想化為圖像化筆記。
達文西的這種做法，其實是奠基於深度的思考與縝密的邏輯，也就是所謂的「心智圖思考」：在將大腦裡的想法落筆寫下的同時，一幅清楚勾勒出事物彼此關連性的綜覽圖，便已躍然紙上。
《心智圖超強工作術》一書指出，心智圖其實就是重複運用「擴展」和「收納」這兩個原則，達到創意思考和分析、整理資訊的效果。
以「泡澡產品」促銷方案的規畫為例，「泡澡產品促銷方案」就是心智圖裡的核心關鍵字，接下來再根據這個核心關鍵字向外擴展，延伸出「主題」「基本方針」「解決對策」等多項討論。
其中，「主題」可再細分為「現況」「問題點」和「需要釐清的課題」；而「現況」又可再衍生出「市場」「競爭」「消費者」「自家產品」等分析。
由此再往下推演，「市場分析」包括產品在過去和近幾年的市場表現；「競爭者分析」包括產品市占率、產品品類、競爭產品效果；「消費者分析」則可以由目標族 群向外延伸，聯想消費者重視的產品特性，以及從消費者喜愛的效果中發掘更多可能；最後在分析「自家產品」時，則可以從商品特性、變化的可能性（產品的顏 色、包裝、香氣）等面向著手。
無論是蒐集資訊、執行交辦事務、構想企畫，或是發想、歸納動腦會議成果，活用心智圖就能將想法發散延伸，不但可在一張紙上清楚看出完整的架構，就連想法是否有缺漏或重複，也都能一目了然。
在繪製心智圖時，藉由在心智圖上做出色彩、圖像、優先程度的區分，還可以讓筆記內容的視覺更豐富、訊息更容易歸納。
儘管心智圖看似發散，但因為是以分支形式構成，每個分支又等於一個子標題，（像左圖「市場分析」「競爭分析」「消費者分析」「自家產品分析」就是收納在「現況分析」下），所以也具有收納整理的功能，在討論的時候較容易聚焦，不至於因為無盡延伸而偏離主題。
1從中央字串開始：先準備一張白紙，在白紙正中央寫上「做為主題的字串」（中央字串），並在其周圍畫上與該字串相關的圖像（或圖案）。
2向外延伸：由正中央開始向周圍延伸分支，並於各分支線上，寫上與中央字串或圖像相關的標題。
（1）分支線的長度要和標題字串的長度相同。
（2）愈接近中央的分支線應愈粗，而愈接近末端的分支線則應愈細。
（3）在繪製各標題的分支時，要盡量繪出平順美觀的線條。
3定義副標：接著在各標題之後寫上相關的副標題。
（1）只需寫出當下所想到的、足以表現該標題內容的關鍵字即可。
（2）標題的數目若過多，將會導致閱讀上的困難，因此應控制在7項以內。
（3）使用的單字要有次序性和邏輯。
4加強重點訊息：運用顏色、符號、圖案等方式，強調重要資訊。
（1）可將分支線及單字塗上顏色。
（2）可在分支字串的前後，加入符號或圖案。
（3）想要強調分支線上的單字時，可以使用圈選或著色等方式。
（4）想要強調某一區塊的分支線時，可將整塊區塊加上框線或色塊。
《筆記本成功術》
作者米山公啟表示，正因靈感可能來自任何事物，因此創意筆記本不必有固定格式，寫入的內容也可以隨心所欲。但不管記錄什麼、用什麼方式記錄，最重要 的原則就是「寫下自己的感動」，因為這是幫助了解「我對哪方面事物感興趣」的最佳線索。而好創意，通常來自於自己滿懷熱情的事物上。
日本知名服裝設計師森英惠，平日便會將有趣文章、美麗明信片、偶然拾獲的落葉或緞帶，都貼進筆記本裡，乍看似乎毫無關連，但累積一段時間再來翻閱，可能就會發現「原來我這陣子都在蒐集60年代的東西」，而這項體悟很可能就成為靈感來源，化為下一季的設計主題。
創意筆記本的內容也許雜亂，但米山建議別太在意這點，重點在於勤做紀錄。如果不知道該記些什麼，則可參照以下4種主題，強迫自己留下生活點滴，日積月累之後，多半能有所發覺與領悟：
1.寫下今年熱中的主題，並畫出相關模式圖
先選擇一個現在最感興趣的主題，再由這個主題延伸探討「我為何對此感興趣」「哪一點特別吸引我」「此後可能會有哪些發展」……等周邊想法與創意，並嘗試畫成相關模式圖。
米山解釋，在畫模式圖時，「事物與事物之間的關聯性」是最值得關注的部分，這有助於檢證自己的思考模式，並延伸出新的創意，可說是個人思考流程的分解圖。
2.抄寫佳句、名言，標註心得
抄寫格言佳句不只是欣賞前人的智慧，更重要的意義在於「為什麼要選擇這句話寫下來？」米山認為，會覺得某句話值得記錄，必定是因為這句話使人動心，與自己當時的心境產生了共鳴。
所以，翻閱自己過往抄寫過的句子，可以看出自己在某個時段，曾對於哪些主題特別有感觸（例如戀愛、成長、生涯、友情、家庭等等），也顯示出自己在不同人生階段中的思索重點。最重要的是，翻閱之前記錄的佳句，常會因為歷練的增加而有新的體悟，從中激發出有趣的創意。
3.用數位相機做生活記錄
數位相機的問世，使得人們拍照時不必再擔心「照得不好」「拍失敗」「浪費底片」等問題，可以放心大膽地隨手拍，因此米山建議，不妨養成「每天都用數位相機拍攝至少一張照片」的習慣，內容不必別出心裁，只需是日常生活的某個片段即可。
這種「生活剪影」式的照片，看似平凡，其實隱含了更深層的心理狀態，即使是一朵花、一片水塘，都是當下心情的投射。再者，我們對生活往往太過習慣而不自覺，透過相片擷取生活片段，可以提醒自己「原來我曾經歷過、注意過這件事」，對於創意發想是很棒的刺激。
4.畫圖日記
除了寫字之外，有時也可嘗試在筆記本裡塗鴉、畫圖，因為想要表達某一瞬間的印象時，圖像往往比文字能闡述更多意義，也不像照片會受到鏡頭的局限。
畫圖時，不管是素描或漫畫都可以，也不必仔細畫出周圍一切事物，只需抓住特別注意到的主題即可。對於把「我不太會畫畫」這句話掛在嘴邊的人，米山認為，畫 得好不好根本不重要，因為光是在思考「要畫什麼當主題」時，就等於是在針對經歷過的事物做深度回想，是很棒的延伸思考鍛鍊。
1以「今年熱中的主題」做延伸聯想：以自己「今年熱中的主題」為中心，延伸寫下「我為何對此感到興趣」「哪一點特別吸引我」「此後可能會有哪些發展」……等周邊想法。
例如，今年熱中於「iPod」，那麼就可以試著寫下「喜歡iPod的理由」「希望iPod新增哪些功能」等想法，不斷向外擴展，就等於幫自己進行創意思考。
2從「格言佳句」看見自身成長：記下讓你感動的格言佳句，並且註明受到感動的理由，有助於發掘自己內心深處的想法。而回顧過去抄寫過的句子，則可能會因為人生歷練的不同，而新增不同的體會，看見自我成長的軌跡。
3用數位相機寫「照片日記」：我們經常對生活中許多事物視而不見，透過鏡頭將某個片刻變成圖片，可以強迫自己觀察周遭環境，進而得到不一樣的體會。
4練習「生活繪本」：畫下自己感興趣的主題，不僅比文字能闡述更多意義、比拍照的自由度更高，而且還完全不受時空局限。畫得好不好不是重點，光是構思要畫什麼本身，就有助於自己進行主題式思考、聯想與發想。
《超有效備忘錄》作者大勝文仁表示，會對工作感到疲憊，常常不是因為事情太多，而是事情做得不順，好像怎麼做都做不完，疲憊感便會油然而生；反之，如果事情做起來非常順利，縱使工作很多，大概也會覺得「做得很起勁」，充滿成就感。
「利用備忘錄，明確列出待辦事項，」不但是工作上最常見的筆記行為，更有助於讓事情做起來順手又有效率。
待辦清單，是效率工作的基本要素
所謂「待辦清單」，就是將應該辦的事情，統統列成清單，然後分析輕重緩急，安排自己一天的工作順序，讓事情做起來更有條理。
在撰寫待辦清單時，大勝建議以「時間順序」做排列，逐一列明「今日內完成」「明天內完成」「本周完成」「本月完成」，當然有必要時，也可追加「今年內完成」「明年內完成」「三年內完成」……等長期未來計畫；至於清單項目的內容，則務必力求詳細。
大勝舉例，像「打電話給山田」這種寫法就是不合格的，應該寫成「打電話給A公司的山田」「打電話給B公司的齋藤」…‥，一直細分到不能再分下去為止。
列出清單後，還要再依照每項工作的性質，在「應該仔細思考的事」前面標上「◎」、「單純的作業」前面標上「●」，以茲區分。大勝說明，在待辦事項上加註符 號，是為了檢視工作內容的品質，因為會被列入「今天內做完」的事項，通常都很緊急，不過「緊急」並不等於「重要」，要是發現「今天內做完」項目內盡是標記 了「●」（單純作業），就表示自己的工作規畫可能出了問題，才會每天都得趕在最後時刻忙著救火。
最後，當一件工作完成後，大勝建議使用紅筆劃掉該項工作，一方面可強迫自己將工作內容劃分得更加明確（許多工作都是環環相扣，唯有將項目切割到非常細項，才可精確地掌握完成程度）；二來「用紅筆劃掉」這個小動作可以帶來視覺上的成就感，有效提振工作心情。
為突發狀況做好準備，資訊不漏接
就算擬定了再完整的待辦清單，難免會遇到突發狀況，例如上司臨時指派任務、同事突然有事拜託等等，如果沒有預留任何彈性及空間，工作計畫還是很可能被全盤打亂。對此，大勝建議在辦公桌抽屜中，準備一本夾著原子筆的B5筆記本，做為臨時需求的專用備忘錄。
另一個容易打亂工作節奏的突發狀況，則是忽然響起的電話，以及常會隨之而來的留言與傳話需求。
大勝建議主管或部門應製作一份「規格化的傳話單」：在B5大小紙張印上表格，預設好「日期」「時間」「XX公司」「XX部門」「XX留言」「給XX」等基 本資料，並在「留言事項」欄內標示「稍後回電」「請告知有人來電」「儘速聯絡」等選項，註明當事人收到後應該如何應對，避免「重要事情聽過就忘」「訊息告 知不完全」等意外發生。
1依照時間順序，詳列待辦事項清單：列出已知的待辦事項，然後依照完成期限排出先後順序，至此「工作清單」就算完成。知道「我今天就只需要完成這些」的踏實感，對於穩定工作情緒有莫大助益。
2詳盡寫出每件工作的內容：務必將每一項都拆解成「獨立事件」，不留模糊地帶，以免執行時才發現該做的事，遠多於原先以為的，不僅打擊士氣，還容易造成流程的延宕。
3區分工作的性質：使用記號來區分某項工作是「應該仔細思考的事項」或「單純的作業」，有助於檢視自己的工作品質。一旦發現自己每天都忙著處理「單純的作業」時，就要提醒自己應該調整工作內容，花更多精神在「需要思考的事情」上。
4用紅筆劃掉已完成項目：這個動作除了可以提醒自己還有哪些工作待辦，還可在視覺上營造「事情都做完了」的成就感，有助於提振心情。
5製作「規格化的傳話單」：詳列「日期」「時間」「XX公司」「XX部門」「XX留言」「給XX」「留言事項」等必要項目，用以確保資訊傳遞不發生漏失。
